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Casos de Éxito

Software para la Migración del histórico de calificaciones UP
(Universidad Panamericana)

Software a la medida UP

Perfil de la Organización
La Universidad Panamericana  es una institución de educación superior con solidez académica, rigor científico y la vivencia de principios y valores cristianos en busca de una mejor sociedad. El campus Guadalajara fue fundado en el año 1981 en Ciudad Granja, Zapopan, Jalisco.
Desde entonces se ha consolidado para ofrecer una amplia gama de opciones educativas con diversas licenciaturas y numerosos posgrados.

El problema:
La Universidad Panamericana implantó el sistema de planeación institucional de recursos (ERP por sus siglas en inglés) People Soft y realizó un gran esfuerzo para hacerlo exitoso: tuvo que sustituir diversos sistemas antiguos, incluir información de áreas de las que no se tenía información,  capacitar a su personal, estandarizar formatos, establecer parámetros universales, etc.
Sin embargo, un punto que le quedó pendiente fue la migración de su histórico de calificaciones registrado  en su antiguo sistema de Servicios Escolares. Con más de 100,00 calificaciones la emisión de sus certificados de estudios empezaba a complicarse debido a que la mayoría de sus calificaciones residían en el sistema antiguo pero las más recientes se empezaban a almacenar en People Soft.

El reto:
Lograr la migración de las más de 100,000 calificaciones del histórico al sistema de People Soft. Como todo sistema de planeación integrada, People Soft, tiene diversas relaciones entre las tablas de su base de datos. Para poder registrar una calificación de manera correcta en People Soft se tienen que cumplir muchas condiciones, como que el grupo esté registrado, el plan de estudios tenga las materias activas, el alumno esté inscrito en el grupo correspondiente, etc. Adicionalmente se tuvieron que contemplar la migración de las materias revalidadas que implicó un proceso y condiciones diferentes que el flujo de registro tradicional.

La Propuesta:
Analizar y preparar todos los elementos requeridos para lograr la migración de manera exitosa:

  • Considerar la estructura y relaciones de la información en el sistema legado
  • Investigar y satisfacer las carencias de la fuente
  • Analizar la información existente como punto de partida en el sistema de People Soft
  • Programar diversos “robots” con distintas fuentes de información para subsanar las lagunas entre el sistema de Servicios Escolares y People Soft
  • Ejecutar y supervisar los resultados de la migración de calificaciones

El cambio:
La tranquilidad de contar con el 100% de las calificaciones en el nuevo sistema con la garantía de que los certificados emitidos provienen de una sola fuente fidedigna.

Resultados:
Se migró, satisfactoriamente, el universo de calificaciones del sistema antiguo de Servicios Escolares.
Los directivos y personal de control académico, administración y sistemas cuentan ahora con un banco de datos confiable y en conformidad con sus registros ante la Secretaría de Educación Pública.

Contactos  (Fuentes de información)
Andrea Partida
Coordinadora del área de sistemas en el área desarrollo
UP
www.up.mx
andreapartida@up.edu.mx