Más de 200 proyectos implementados

Casos de Éxito

Desarrollo de solución MCPA Business Intelligence (Sistema de Información Gerencial)

Perfil de la Empresa
MCPA es una empresa que se dedica a la comercialización de Soluciones para la Industria Automotriz con más de 12 años de experiencia. Tiene cobertura nacional y en Centroamérica, Actualmente tiene 3 unidades de negocios que son:

  • Móvil Care Products
    Que se encarga de proporcionar a las agencias productos químicos y máquinas que ayudan a obtener el mejor performance de los departamentos de servicio.
  • Móvil Software Technologies.

Se encarga de proporcionar soluciones tecnológicas que ayudan a potencializar las distintas áreas de las agencias, entre estas soluciones están:

  • Asesor Móvil.
  • Programa de Lealtad.
  • Móvil Care Consulting.

Proporciona a las agencias consultoría especializada brindada por asesores expertos en programas de comercialización automotriz.

Antecedentes:
Los clientes de MCPA son agencias automotrices de distintas marcas (General Motors, Toyota, Chrysler, Honda, Ford etc.) ubicadas a nivel nacional.  Para atender a estas más de 400 agencias MCPA diseñó una estructura de comercialización basada en Distribuidores ubicados en zonas estratégicas así como una estructura geográfica basada en regiones que se subdividen en zonas y cada zona en rutas para llegar a cada cliente.
Para dar soporte a toda esta red de agencias MCPA utiliza distintos sistemas:

  • Asesor Móvil: Es un sistema que opera en dispositivos móviles (tabletas) que están operando en el departamento de servicio de las agencias.  A través de este sistema se le da entrada a todos los automóviles que llegan a servicio.
  • CRM Lealtad: Es un sistema que opera en la red de agencias  y que analiza la información de los clientes de las agencias para encontrar patrones de consumo en la compra de autos nuevos, servicios de mantenimiento y refacciones.
  • Admin Pack: En el sistema interno que lleva toda los pedidos, facturación, cuentas x cobrar, cuentas x pagar, inventarios, bancos etc.
  • Contpaq: Es el sistema que utilizan para el manejo contable de la información.

El problema:
Atender adecuadamente a todo este número de agencias y tomar soluciones de inmediato representaba un problema complejo debido principalmente a 2 temas:

  • El volumen de información generado a partir de toda esta red de agencias.
    Obtener la información de todas las agencias era un proceso de más de 20 días y en muchos casos era información obsoleta por el tiempo que tomaba recabarla.
  • Las diferentes fuentes de datos.
    En cada uno de los sistemas mencionados anteriormente hay información relacionada a los clientes. Esta diversidad hace que los analistas comerciales de MCPA constantemente caigan en confusiones al tener información diferente sin poder identificar rápidamente cual es la más actualizada, a esto se suma el hecho de pasar largas sesiones tratando de consolidar datos a partir de los distintos sistemas.

El reto:

  • Diseñar una solución que permitiera a MCPA extraer de manera rápida y eficiente la información proveniente de las agencias automotrices a partir de los distintos sistemas con los que se administra y monitorea la operación y atención a clientes.
  • Diseñar un tablero de comando (Balance Score Card) con información consolidada donde el equipo de inteligencia competitiva de MCPA pudiera tener una visión clara y al instante del estado de los indicadores clave de desempeño de la empresa (KPI's).

Comenzamos por entender la estrategia.
Previo a definir una solución tecnológica para MCPA decidimos adentrarnos en el proceso de entender la estrategia de la empresa, como la ejecutan actualmente y como planean generar Valor en el largo plazo para sus clientes.
Este proceso fue formado por:

  • Conocer el plan estratégico.
  • Conocer los Indicadores Clave de Desempeño (KPI's) que manejan actualmente y con los que miden el performance corporativo.
  • Entender la razón o razones que sustentan el uso de cada indicador lo que nos llevó incluso a proponer nuevos indicadores para fortalecer el análisis de los resultados.
  • Conocer la priorización que da MCPA a los indicadores para conocer cuáles serían los focos de atención más importantes.
  • Por último entender que piezas de información son las que alimentan cada indicador.

La Propuesta:

Desarrollar una solución de Inteligencia de Negocios (Business Intelligence) con base en Internet que estaría formada por los siguientes componentes de software:

  • Robots de extracción.
    Consiste en programar procesos automáticos de extracción que se conectan en tiempo real a los distintos sistemas que operan en MCPA y que jalan la información hacia una base de datos central.
  • Cubo de análisis multidimensional.
    El sistema contaría con un cubo multidimensional que permite consolidar información de todas las fuentes de datos y que permite también a partir de su diseño el poder cruzar distintas variables de análisis.
  • Tablero de Comando.

La solución contaría también con un tablero de comando que proporcionaría en una sola vista el estado del plan estratégico a partir de los Indicadores Clave de Desempeño (KPI's)

Esquemático de la solución:
MCPA Sistema de Información Gerencial, Business Intelligence, Estado de Resultados dinámico, Software para Estados Financieros
Nota: Los robots automáticos se conectan a cada sistema y extraen la información en tiempo real para consolidarla y después en base a la definición de indicadores colocarla en un tablero de comando.

El cambio:
Anteriormente MCPA pasaba semanas recabando la información de los distintos clientes y posteriormente con la información ya recabada dedicaba  semanas adicionales al análisis de la misma para presentar los reportes ejecutivos.  Esto llevaba a una toma de decisiones basada en hechos y datos obsoletos por su antigüedad.
Actualmente la información está disponible en tiempo real y puede ser accedida gracias a la plataforma con base en Internet desde cualquier lugar lo que ha permitido un modelo de operación dinámico e innovador, es decir:

  1. Monitoreo del Tablero de Comando.
    El equipo de inteligencia competitiva de MCPA coordinado desde la dirección comercial ingresa al tablero de comando y evalúa los indicadores clave de desempeño. Debido a que la solución cuenta con un sistema de semaforización cada indicador aparece coloreado con respecto al logro del objetivo planteado.
    Verde = arriba del objetivo.
    Amarillo = Cerca del objetivo.
    Rojo = Lejos del objetivo.

    El foco de atención se centra en primera instancia en aquellos indicadores cuyo semáforo está en rojo.

    MCPA Software para Estados Financieros, Sistemas de información gerencial, Minería de datos
  2. Inteligencia de Negocios en acción.
  3. Una vez conocidos los indicadores que están en rojo los analistas proceden a analizar las causas que están dando origen al incumplimiento de los objetivos, para realizar esto analizan la información cruzando variables y revisandolas desde distintas perspectivas.
    MCPA Business Intelligence, Minería de datos

  4. Ejecución de la Estrategia.
  5. Una vez analizada la información se envía digerida en archivos de excel a los responsables de cada región, zona o cliente con una lista de actividades sugeridas.  A partir de dicha información el responsable define un plan de acción con objetivos y fechas compromiso.

  6. Monitoreo de las iniciativas estratégicas.

De acuerdo al plan de acción presentado por el responsable en la ejecución de la estrategia el equipo de inteligencia competitiva acuerda nuevas fechas para la revisión del impacto de las acciones a los indicadores.

Resultados:
A partir de la implementación de la Solución de Inteligencia de Negocios.

  • Aumento de ventas en cuentas clave.
  • Aumento de márgenes de utilidad en familias de productos que son clave para MCPA.
  • Incremento del performance y de los resultados de los coordinadores regionales y por zona al focalizar acciones concretas en clientes que llevan a mejorar los indicadores clave de desempeño.

Para la Agencia automotriz.
Adicionalmente con el módulo de Inteligencia competitiva MCPA está ofreciendo a las agencias un tablero de comando donde pueden analizar cuestiones como:

  • Retención de clientes:
    Es decir, de los autos que vendo ¿cuántos están regresando a servicio? ¿con qué frecuencia? ¿En qué kilometrajes es cuando los clientes desertan hacia talleres independientes?
  • Combinación en la venta de productos y servicios.
    Mis Clientes que compraron esto  también compraron esto.
  • Rotación de Inventario.
    En base al histórico de servicios ahora se puede determinar con anticipación la cantidad de refacciones que se van a necesitar por modelo de auto evitando sobre inventariarse.

Contactos  (Fuentes de información)
Francisco Coronado
Director Comercial
MCPA
www.mcpa.com.mx
fcoronado@moc.com.mx